Se você duvida da relevância do tema da semana passada (Haja papel!), saiba que o consumo de papel no Brasil, por ano e por pessoa, passou de 11 kg em 1979, antes da revolução digital, para 40 kg atualmente – cerca de 8 milhões de toneladas por ano.

Eu sugeri que diminuíssemos a papelada, substituindo-a por arquivos digitais. No entanto, mesmo que se livre de seus papéis, você não escapa da tarefa de se organizar, para não transferir a bagunça da mesa para dentro do computador.

Seguem, então, algumas dicas para organizar seus documentos digitais:

1.    Crie um sistema lógico de pastas e subpastas, organizado por assuntos ou áreas de trabalho, tal como faria para o arquivamento de papéis.

2.   Preveja pastas para os diferentes tipos de documentos que vai guardar, pois, se não tiver a pasta específica para determinado documento, vai salvá-lo indiscriminadamente e vai gastar tempo para encontrá-lo depois.

3.   Revise e limpe suas pastas uma vez por ano.

4.   Ao revisar, crie pastas novas, que se mostrem necessárias, e elimine as pastas que permanecem vazias.

5.   Ao criar ou remover pastas, preserve sempre a estrutura lógica do conjunto.

6.   Crie uma pasta para trabalhos em andamento – que poderá chamar de mesa de trabalho – para concentrar num mesmo lugar todos os arquivos em que está trabalhando.

7.    Depois de prontos, transfira os documentos para as pastas apropriadas.

8.   Crie uma pasta para os arquivos inativos, transferindo para ela os documentos antigos que já cumpriram sua finalidade, mas que você não quer descartar.

9.   Padronize a forma de nomear arquivos, de modo a identificar facilmente seus documentos sem precisar abri-los.

10. ????

Uma lista de dicas não é boa porque tem um número redondo de itens, mas, sim, porque funciona para a gente. Por isso, deixei o item 10 para você preencher com uma boa idéia que funciona consigo.